Praca zdalna. Nowe prawo 04.2023

TL;DR

• Pracę zdalną trzeba formalnie uzgodnić. Można to zrobić w dowolnym momencie trwania umowy.
• Pracownik ma prawo do komputera i zwrotu pieniędzy za energię elektryczną i Internet. 
• Praca zdalna musi być prowadzona z JEDNEGO ustalonego, a nie dowolnego miejsca.
• Nowa ustawa to dużo nowych obowiązków dla pracodawców. 

Wprowadzono przede wszystkim definicję pracy zdalnej, która będzie polegała na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem jego zamieszkania) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Ustawa przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.

O co chodzi z uzgodnieniem pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą?
Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia (w formie zmiany warunków umowy o pracę; nie będzie wymagana forma pisemna).

Pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi (a nie z nim uzgodnić) pracę zdalną w szczególnych okolicznościach, tj. w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu
• w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.       

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi/zoz), 
• regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zoz oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zoz (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Pracodawca będzie, co do zasady, musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:

• pracownicę w ciąży
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. W przypadku branży IT, jak pokazały doświadczenia ostatnich lat, większość pracy może być wykonana zdalnie.

Ustawodawca wprowadza również pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej, która będzie udzielana na wniosek pracownika (niewiążący, pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia), w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym; z uwagi na jej szczególny charakter, nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy).

Całościowo jednak pracodawca będzie zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi zdalnemu materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, czyli w branży IT przede wszystkim komputera z dostępem do sieci
  • jeśli pracownik będzie używał prywatnych narzędzi pracy (np. komputera), będzie przysługiwał mu ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą (ustawodawca tego nie reguluje)
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy i pokrycia niezbędnych kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych (w naszym przypadku energii elektrycznej)
• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (w ustawie nieokreślonych)
• zapewnienia pracownikowi zdalnemu niezbędnych do wykonywania tej pracy szkoleń i pomocy technicznej
• umożliwienia pracownikowi zdalnemu przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej (na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników).

Pracodawca ciągle będzie realizował obowiązki wynikające z BHP, z wyłączeniem:

• obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP (ten obowiązek spoczywa na pracowniku)
• obowiązku dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego
• obowiązków dotyczących pomieszczeń pracy i obiektów budowlanych
• obowiązku dotyczącego urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej
• obowiązku dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych
• obowiązku zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.

Szkolenie wstępne BHP osób zatrudnianych do pracy zdalnej na stanowiska administracyjno-biurowe w całości będzie mogło się odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej, pracodawca będzie zobowiązany do opracowania oceny ryzyka zawodowego (pracodawca będzie mógł sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej) i na jej podstawie do sporządzenia informacji zawierającej zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej i zapoznania z nią pracownika. Ocena powinna zawierać:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Do badania wypadku przy pracy zdalnej będą stosowane odpowiednio przepisy o wypadkach przy pracy – z uwzględnieniem konstytucyjnego prawa pracownika do ochrony prywatności oraz niezakłócania miru domowego. 

Formalnie przepisy nie dają pracownikowi całkowitej swobody wyboru miejsca pracy - każdorazowo musi ono być uzgodnione z pracodawcą. Dlaczego? W razie wypadku przy pracy, wypadek raczej nie zostanie uznany przez ZUS za wypadek przy pracy, a pracownik nie dostanie świadczenia pieniężnego z tego tytułu. W przypadku pracy z zagranicy, pracownik może wpaść w inny porządek prawny dot. podatków, w tym w podwójne opodatkowanie. Obowiązki podatkowe związane z taką sytuacją obciążają pracownika. W przypadku wykonywania pracy spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego może dojść do przetwarzania lub eksportu danych osobowych poza EOG. RODO w takiej sytuacji nakłada na administratora, czyli pracodawcę, m.in. obowiązek wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. Pracodawca będzie także odpowiadał za wszelkie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych w takich sytuacjach.

Praca zdalna z nieuzgodnionego z pracodawcą miejsca w niektórych wypadkach zostać potraktowana nawet jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i może doprowadzić do zwolnienia dyscyplinarnego.