Redakcja
Pierwsze dni z obowiązkowym systemem KSeF nie przyniosły głośnej, paraliżującej awarii. Cały mechanizm ruszył zgodnie z planem, przetworzył tysiące dokumentów, a resort finansów błyskawicznie poinformował o jego stabilności. Z perspektywy wizerunkowej odniesiono sukces: uniknięto ewidentnej klęski, gospodarka nie stanęła w miejscu i oszczędzono nam widoków znanych z nieudanych wdrożeń sprzed lat.
Jednocześnie tuż po uruchomieniu ta narracja zaczęła pękać, ponieważ system – choć formalnie sprawny – stał się niemal nieosiągalny z powodu… przeciążenia Profilu Zaufanego.
To dość istotna różnica, bo dla zwykłego użytkownika system, do którego nie da się zalogować, jest tak samo nieprzydatny jak ten, który w ogóle nie istnieje.
Z punktu widzenia testera to jednak bardzo niski standard oceny jakości systemu. Fakt, że całość się nie zawaliła, wcale nie oznacza jeszcze, że wszystko działa jak należy. Pierwszy okres z KSeF obnażył przede wszystkim to, jak skrajnie różne są definicje stabilności u urzędników, przedsiębiorców i techników.
Stabilność deklaratywna kontra stabilność operacyjna
W sensie formalnym KSeF był aktywny. Jednak w codziennej praktyce działał znacznie gorzej. Trudności z dostępem do API, długie oczekiwanie na nadanie numerów, zatory przy logowaniu czy niejasne błędy walidacji nie były drobnymi incydentami, ale realnymi przeszkodami w pracy.
Dla testerów szczególnie istotny jest fakt, że źródłem problemów nie były nieprawidłowe dane, lecz wydajność systemu pod dużym obciążeniem i jego współpraca z zewnętrznym oprogramowaniem ERP. To podręcznikowy przykład różnicy między prostym sprawdzeniem poprawności a testowaniem realnych scenariuszy rynkowych. KSeF zaliczył ten test pod kątem „przyjęcia faktury”. Oblał jednak sprawdzian z bycia niezawodnym ogniwem w procesach biznesowych.
Bezlitosna walidacja danych
Jedną z najbardziej uciążliwych kwestii okazała się weryfikacja struktury przesyłanych faktur. Jest ona niezwykle surowa i – choć prawnie uzasadniona – w praktyce bywa bezlitosna. Odrzucanie plików przez drobne usterki w polach nieobowiązkowych oraz mało czytelne komunikaty o błędach zmuszały informatyków do analizowania kodu XML z dokładnością, której nikt nie ujął w planach ani budżetach.
W takich momentach testowanie przestaje dbać o jakość, a zaczyna przypominać nerwowe gaszenie pożarów. System, który miał przynieść automatyzację i ulgę, w rzeczywistości tworzy nowe obciążenie operacyjne, którym obarczono wyłącznie użytkowników i ich działy techniczne.
Wąskie gardło e-fakturowania
KSeF miał stać się centralnym i jedynym punktem odniesienia dla wszystkich faktur. Pod pewnymi względami tak się stało. Skupienie archiwum w jednym miejscu i możliwość szybkiego potwierdzenia obiegu dokumentu to konkretne zalety, także pod kątem dbania o czystość danych.
Problem polega na tym, że jeden punkt odniesienia to również jedno, centralne źródło ryzyka. Zwłoka w nadaniu numeru KSeF nie jest wyłącznie drobnym kłopotem technicznym. W wielu przedsiębiorstwach wstrzymuje ona wydanie towaru klientowi, blokuje sprzedaż albo uniemożliwia poprawienie dokumentacji. Pokazuje to jasno, że KSeF zaprojektowano jako bazę informacyjną, ale wdrożono go jako narzędzie transakcyjne, nie zabezpieczając należycie skutków takiej decyzji.
Wielcy przetrwali, co z mniejszymi?
Pierwszy etap obowiązkowego korzystania z KSeF dotknął głównie największe firmy, i to z uwzględnieniem okresów przejściowych. W rzeczywistości wiele z tych firm korzystało z furtek prawnych, by omijać system tam, gdzie było to możliwe. W efekcie optymistyczne raporty o sprawnym starcie są obarczone sporym błędem wynikającym z doboru grupy.
Patrząc na tę sytuację okiem testera, możemy powiedzieć, że mamy tu do czynienia z wynikiem fałszywie pozytywnym. System radzi sobie dobrze w warunkach, które nie oddają docelowego natężenia ruchu ani różnorodności problemów. Prawdziwy egzamin nadejdzie dopiero wtedy, gdy do KSeF dołączą mniejsze firmy, mikroprzedsiębiorcy i osoby bez własnego wsparcia IT. To właśnie wtedy wyjdą na jaw kłopoty z intuicyjnością, odpornością na pomyłki użytkowników i rzeczywistą wydolnością pomocy technicznej.
Lekcja dla sektora publicznego
Pierwsze dni (i tygodnie) z nowym systemem to ciekawy materiał do analizy tego, jak polska administracja testuje swoje rozwiązania. Widać wyraźnie, że testy techniczne odhaczono, ale zabrakło pełnego spojrzenia systemowego, które uwzględniłoby powiązania organizacyjne, prawne i procesowe.
To nie jest bolączka dotycząca wyłącznie KSeF. To raczej efekt podejścia, w którym sprawdza się tylko samą aplikację, zapominając o całym otoczeniu, w którym ma ona funkcjonować. W sektorze publicznym takie podejście bywa szczególnie ryzykowne, bo konsekwencje takich problemów są odczuwalne natychmiastowo i na masową skalę.
Wnioski
Początki działania Krajowego Systemu e-Faktury nie są dowodem klęski. Są jednak sygnałem, że przy projektowaniu tych najważniejszych rozwiązań trzeba myśleć o czymś więcej niż tylko o zgodności z dokumentacją. KSeF działa. Pozostaje jednak pytanie, czy w obecnej formie rzeczywiście ułatwia procesy, które miał porządkować. Odpowiedź na nie wciąż powstaje i niestety odbywa się to już na żywym organizmie gospodarki.
A jak to wygląda u Was?
Też macie wrażenie, że testujecie ten system na żywym organizmie własnej firmy? Jeśli walczyliście z logowaniem przez Profil Zaufany albo odrzucaniem faktur przez przecinek w złym miejscu – dajcie znać na forum.
Pogadajmy o tym, co u Was realnie (nie) działa:
