Jak zapewnić dostępność produktów i usług. Wytyczne

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) opublikował długo oczekiwany dokument, który pokazuje, jakie obowiązki narzuca wchodząca w czerwcu 2025 ustawa z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze. 

Czy wyjaśnia on wszystkie wątpliwości? Zapewne nie, ale pokazuje jak nadzór rynku postrzega dostępność. We wstępie do dokumentu możemy przeczytać:

Ten dokument przedstawia obecną wiedzę o sposobach zapewniania dostępności produktów i usług. Opisuje wytyczne, które pomagają osiągnąć dostępność, ale nie są jedynym sposobem. Każdy podmiot gospodarczy sam wybiera rozwiązania najlepiej dopasowane do swojej działalności, pod warunkiem, że zapewniają dostępność.

Dokument nie jest wykładnią prawa. Będziemy go aktualizować wraz z rozwojem wiedzy i nowych możliwości.

Przyjrzyjmy się bliżej jego zawartości.

Wymagania dostępności cyfrowej

Europejska norma EN 301 549 V3.2.1 to dokument, który jasno określa, jak powinny wyglądać cyfrowe rozwiązania dostępne dla wszystkich. Norma jest czymś w rodzaju instrukcji obsługi, zawiera praktyczne zasady, dzięki którym strony internetowe, aplikacje i inne cyfrowe narzędzia stają się użyteczne również dla osób z różnymi ograniczeniami. 

Podstawą tej normy są wytyczne WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines 2.1), czyli międzynarodowe standardy dotyczące dostępności treści w internecie. Te wytyczne to obszerna lista zaleceń, która pokazuje, jak tworzyć treści internetowe tak, żeby mogło z nich korzystać znacznie więcej osób z różnymi potrzebami. Warto jednak pamiętać, że nawet najlepsze wytyczne nie są w stanie rozwiązać problemów wszystkich użytkowników z niepełnosprawnościami. To zadanie wymagające ciągłego doskonalenia. 

W Unii Europejskiej obowiązuje specjalna dyrektywa, która nakłada na sektor publiczny obowiązek zapewnienia dostępności swoich stron internetowych i aplikacji mobilnych. Polska wdrożyła te wymogi przez ustawę z 4 kwietnia 2019 roku. Artykuł 5, ustęp 3 tej ustawy jasno mówi: wszystkie podmioty publiczne muszą zapewnić dostępność cyfrową zgodnie z Polską Normą, która wprowadza europejską normę ETSI EN 301 549 V. 3.2.1:2021. Szczególnie ważne są tutaj rozdziały 9, 10 i 11 tej normy.

Wytyczne WCAG 2.1 koncentrują się na tym, aby treści internetowe były dostępne dla osób ze szczególnymi potrzebami bez względu na to, czy korzystają ze smartfona, tabletu, komputera czy innych urządzeń z dostępem do Internetu.

Norma europejska EN 301 549 V3.2.1. Wymagania dotyczące dostępności produktów i usług TIK

Europejska norma EN 301 549 (w Polsce oznaczana jako PN-ETSI EN 301 549 V3.2.1) to dokument, który szczegółowo opisuje, jak powinny wyglądać dostępne produkty i usługi z zakresu technologii informacyjno-komunikacyjnych, czyli wszystkiego, co związane z cyfrowymi rozwiązaniami w naszym codziennym życiu. Ta norma opiera się na sprawdzonych kryteriach sukcesu z wytycznych WCAG 2.1, wybierając z nich te najbardziej istotne elementy.

Norma EN 301 549 (w Polsce: PN-ETSI EN 301 549 V3.2.1) obejmuje produkty i usługi z zakresu technologii informacyjno-komunikacyjnych. Jej struktura opiera się na trzech filarach:

1. Wymagania funkcjonalne, które określają, co musi spełniać m.in. strona internetowa, aplikacja, oprogramowanie, komputer czy terminal samoobsługowy
2. Kryteria oceny, które dostarczają konkretne narzędzia i wskaźniki, które pozwalają sprawdzić poziom zgodności z normą.
3. Wytyczne techniczne, czyli szczegółowe instrukcje wdrożenia dostępnych rozwiązań, istotne zwłaszcza dla zespołów projektowych i developerskich.

Na dzień publikacji tych wytycznych obowiązuje norma w wersji EN 301 549 V3.2.1. Jeśli szukasz praktycznych wskazówek, jak zapewnić dostępność cyfrową w codziennej pracy, warto sięgnąć również po dokument: „Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027”, który zawiera przydatne, konkretne porady.  

Przedmiot, cel i zakres stosowania wytycznych

Wytyczne PFRON mają charakter dobrowolny. Oznacza to, że każda firma sama decyduje, czy chce z nich korzystać i w jaki sposób będzie spełniać wymagania określone w Polskim Akcie o Dostępności (PAD). Dokument stanowi narzędzie pomocnicze, ułatwia wdrożenie wymagań ustawowych, ale ich nie zastępuje.

PAD wdraża do polskiego prawa przepisy Europejskiego Aktu o Dostępności. Celem jest zapewnienie osobom z ograniczeniami pełnego dostępu do produktów i usług, na równych zasadach. 

Polski Akt o Dostępności reguluje pięć obszarów:

1. Produkty i usługi. Jasno określa, które konkretnie produkty i usługi muszą spełniać wymagania dostępności.
2. Podmioty gospodarcze. Wskazuje firmy i organizacje objęte obowiązkami wynikającymi z ustawy.
3. Wymagania dostępności. Szczegółowo opisuje, jakie standardy muszą spełniać produkty i usługi.
4. Obowiązki firm. Precyzuje, co konkretnie muszą robić podmioty gospodarcze, aby zapewnić dostępność.
5. System nadzoru. Ustala, jak będzie kontrolowane przestrzeganie przepisów i kto za to odpowiada.

Celem opracowania jest wsparcie firm w spełnieniu wymagań dostępności. To rozwiązanie typu „win-win”, bo przedsiębiorstwa zyskują większą konkurencyjność na rynku, podczas gdy konsumenci, szczególnie osoby z różnymi ograniczeniami, otrzymują lepszy dostęp do produktów i usług.

Wszystkie przykłady zawarte w wytycznych służą jako pomoc w zrozumieniu treści i praktycznym zastosowaniu zasad. Nie stanowią jednak wyczerpującej listy wszystkich możliwych sposobów zapewnienia dostępności. To oznacza, że firmy mogą stosować również inne, równie skuteczne rozwiązania.

Wytyczne oparto przede wszystkim na zapisach normy EN 301 549 V3.2.1 z marca 2021 roku. Dodatkowo wykorzystano standardy WCAG 2.1 oraz przykładowe rozwiązania zawarte w załączniku numer 2 odpowiedniej Dyrektywy europejskiej. To gwarantuje, że treść jest zgodna z najlepszymi praktykami i aktualnymi standardami. Wytyczne będą regularnie aktualizowane, co oznacza, że będą nadążać za zmieniającymi się technologiami i doświadczeniami.

Produkty objęte PAD

Polski Akt o Dostępności obejmuje konkretne kategorie produktów, które muszą być dostępne dla osób z różnymi ograniczeniami. Oto pełna lista:

1. Komputery i systemy operacyjne dla konsumentów. Chodzi tutaj o konsumenckie systemy sprzętu komputerowego ogólne przeznaczenia wraz z ich systemami operacyjnymi. To oznacza zwykłe komputery wraz z zainstalowanymi w nich systemami jak Windows, macOS czy Linux.
2. Różne rodzaje terminali:
   1. Terminale płatnicze, czyli urządzenia których głównym zadaniem jest umożliwienie płacenia kartą lub telefonem w sklepach, restauracjach i innych fizycznych punktach sprzedaży.
   2. Terminale samoobsługowe, czyli urządzenia, które pozwalają nam samodzielnie korzystać z różnych usług objętych ustawą, czyli:
      1. bankomaty i wpłatomaty
      2. automaty biletowe
      3. urządzenia do odprawy
      4. interaktywne terminale informacyjne z wyjątkiem terminali w pojazdach, które są na stałe wbudowane w samochody, samoloty, statki czy pociągi.
3. Urządzenia końcowe z interaktywnymi możliwościami, czyli urządzenia, które mają zdolności obliczeniowe i służą do korzystania z określonych usług:
   1. Urządzenia telekomunikacyjne, czyli smartfony, tablety czy inne urządzenia umożliwiające rozmowy, wysyłanie wiadomości czy korzystanie z Internetu
   2. Urządzenia do usług audiowizualnych, czyli sprzęt służący do oglądania filmów, programów telewizyjnych czy słuchania muzyki, na przykład smart TV, dekodery czy urządzenia do streamingu treści
   3. Czytniki książek elektronicznych, czyli wszystkie urządzenia dedykowane głównie do czytania e-booków, takie jak Kindle czy inne czytniki e-ink. 

Usługi objęte PAD

Wymagania dostępności obejmują również szereg usług, m.in.:

1. Usługi telekomunikacyjne (z ważnym wyjątkiem). Przepisy dotyczą praktycznie wszystkich usług telekomunikacyjnych, z którymi mamy kontakt na co dzień – od tradycyjnych rozmów telefonicznych, przez Internet, aż po nowoczesne usługi komunikacyjne. Jest jednak jeden istotny wyjątek: nie obejmują usług transmisji wykorzystywanych do komunikacji między maszynami, na przykład gdy czujniki automatycznie przesyłają dane do komputera bez udziału człowieka.
2. Dostęp do audiowizualnych usług medialnych. Ta kategoria obejmuje wszystkie usługi, które pozwalają nam oglądać filmy, programy telewizyjne, słuchać muzyki czy korzystać z innych treści audiowizualnych – zarówno tradycyjne telewizyjne usługi medialne, jak i nowoczesne platformy streamingowe. 
3. Usługi towarzyszące transportowi pasażerskiemu. To najbardziej rozbudowana kategoria, która dotyczy usług towarzyszących czterem rodzajom transportu: autobusowemu i autokarowemu, wodnemu, lotniczemu oraz kolejowemu. Dla każdego z tych rodzajów transportu wymagania dostępności obejmują pięć obszarów:
   1. strony internetowe
   2. usługi mobilne i aplikacje
   3. elektroniczna sprzedaż biletów
   4. informacje o podróży
   5. interaktywne terminale samoobsługowe
4. Bankowość detaliczna, niezależnie od kanału obsługi.
5. Rozpowszechnianie książek elektronicznych. Dotyczy to platform sprzedaży książek elektronicznych, bibliotek cyfrowych i innych serwisów umożliwiających dostęp do literatury w formie elektronicznej.
6. Handel elektroniczny. Wszystkie sklepy internetowe i platformy e-commerce muszą zapewnić dostępność swoich usług. Osoby z różnymi ograniczeniami muszą móc swobodnie przeglądać oferty, dokonywać zakupów i korzystać z pełnego zakresu funkcjonalności sklepów online.

Kto nie musi spełniać wymagań PAD?

Nie wszystkie firmy są zobowiązane do natychmiastowego wdrożenia wymagań. Wyłączenia obejmują m.in:

1. Mikroprzedsiębiorcy. Usługodawcy będący mikroprzedsiębiorcami (czyli najmniejsze firmy) są całkowicie zwolnieni z obowiązków wynikających z PAD. Mogą jednak dobrowolnie stosować te wytyczne, aby zwiększyć dostępność swoich usług - może to stać się ich przewagą konkurencyjną na rynku.
2. Wyłączenia dla stron internetowych i aplikacji mobilnych. Niektóre elementy cyfrowych platform nie podlegają wymaganiom dostępności:
   1. Mapy i geoportale. Wyłączenie dotyczy map oraz map interaktywnych (w tym geoportali), ale tylko wtedy, gdy dane teleadresowe i położenie geograficzne są prezentowane w sposób dostępny cyfrowo zgodnie z przepisami o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
   2. Treści niezależne, czyli treści, które nie są finansowane przez dany podmiot gospodarczy, nie są przez niego tworzone ani nie znajdują się pod jego kontrolą.
3. Treści archiwalne i historyczne, w podziale na 3 kategorie:
   1. Media zmiennych w czasie zarejestrowane z wyprzedzeniem i opublikowane przed wejściem w życie ustawy
   2. Pliki dokumentów opublikowane przed dniem wejścia w życie ustawy
   3. Treści zarchiwizowane, które nie były aktualizowane ani edytowane od dnia wejścia w życie ustawy
4. Transport samorządowy z wyjątkiem usług dostarczania informacji za pomocą interaktywnych terminali.
5. Produkty wprowadzone do obrotu przed 28 czerwca 2025 roku 

Okresy przejściowe

Prawo przewiduje okresy przejściowe, które dają firmom czas na stopniowe dostosowanie się do nowych wymagań:

1. Istniejące umowy zawarte przed 28.06.2025 mogą obowiązywać nie dłużej niż do 28.06.2030. 
2. Usługodawcy mogą do 28 czerwca 2030 roku oferować lub świadczyć usługi przy wykorzystaniu produktów niespełniających wymagań dostępności, jeśli wykorzystywali je już przed 28 czerwca 2025 roku do świadczenia usług tego samego rodzaju.
3. Terminale niespełniające wymagań dostępności, które były wykorzystywane przed wejściem w życie ustawy, mogą być nadal używane do oferowania usług tego samego rodzaju nie dłużej niż 20 lat od dnia rozpoczęcia ich użytkowania.

Ocena adekwatności

Każde wymaganie dostępności powinno być spełnione, z wyjątkiem dwóch przypadków: 

1. Zasadnicza zmiana produktu (gdy wprowadzenie dostępności wymagałoby zasadniczej zmiany podstawowej właściwości produktu lub usługi).
2. Nieproporcjonalne obciążenie (gdy koszty byłyby nieproporcjonalnie wysokie w stosunku do możliwości firmy).

Celem tej oceny jest zapewnienie, że wymagania dostępności będą stosowane w sposób proporcjonalny i uzasadniony. Chodzi o znalezienie równowagi między dostępnością produktów i usług dla osób ze szczególnymi potrzebami a rzeczywistymi możliwościami podmiotów gospodarczych.

Podczas oceny adekwatności należy wziąć pod uwagę:

1. Stosunek kosztów do kosztów operacyjnych. Porównanie kosztów netto związanych z zapewnieniem dostępności do ogólnych kosztów operacyjnych i kapitałowych produkcji, dystrybucji lub importu produktu albo świadczenia usługi.
2. Analiza kosztów i korzyści. Szacowane koszty i korzyści dla podmiotu gospodarczego w porównaniu do korzyści dla osób ze szczególnymi potrzebami, uwzględniając liczbę przypadków i częstotliwość korzystania z produktu lub usługi.
3. Stosunek kosztów do przychodów. Porównanie kosztów netto związanych z zapewnieniem dostępności do przychodów netto podmiotu gospodarczego ze sprzedaży produktu lub świadczenia usługi.

Jeśli firma otrzymała zewnętrzne finansowanie na zapewnienie dostępności, nie może powoływać się na wyjątek kosztowy.

Jakie koszty uwzględniać w kalkulacji?

Jednorazowe koszty organizacyjne:

1. Zatrudnienie specjalistów ds. dostępności
2. Szkolenie personelu i zdobywanie kompetencji w zakresie dostępności
3. Opracowanie nowych procesów uwzględniających dostępność w rozwoju produktu lub usługi
4. Opracowanie wytycznych dotyczących dostępności
5. Zapoznanie się z przepisami dotyczącymi dostępności

Bieżące koszty produkcji i rozwoju:

1. Projektowanie funkcji lub właściwości zapewniających dostępność
2. Realizacja procesów produkcyjnych
3. Testowanie produktu lub usługi pod kątem dostępności
4. Opracowanie dokumentacji dotyczącej powyższych czynności

Obowiązki dokumentacyjne i kontrolne

Firmy muszą przechowywać dokumentację z oceny dostępności przez 5 lat od zakończenia sprzedaży lub świadczenia usługi. Jeśli wyłączono dane wymaganie, ocenę należy aktualizować:

1. Nie rzadziej niż co 5 lat.
2. Za każdym razem, gdy zmienia się zakres usługi lub sposób jej oferowania (na przykład rozszerzenie usług telekomunikacyjnych o telefonię lub wprowadzenie aplikacji mobilnej).
3. Na żądanie Prezesa Zarządu PFRON lub właściwego organu nadzoru rynku.

Jeśli podmiot gospodarczy nie musi spełniać określonego wymagania dostępności, ma obowiązek poinformować o tym niezwłocznie na piśmie właściwy organ nadzoru rynku. W przypadku mikroprzedsiębiorstw obracających produktami dokumentacja nie jest wymagana, o ile nie są zobowiązane do zapewnienia dostępności.

Prosty przewodnik po hierarchii przepisów prawnych

Jeśli gubisz się w zawiłościach prawnych, oto najprostsze możliwe wyjaśnienie struktury przepisów:

Polska USTAWA  wdraża europejską DYREKTYWĘ, która jako podstawę do oceny dostępności cyfrowej przyjmuje zharmonizowaną europejską NORMĘ, która w dużej mierze opiera się na praktycznych wytycznych WCAG.

• USTAWA (poziom krajowy) - Ustawa z dnia 26 kwietnia 2024 r. o zapewnianiu spełniania wymagań dostępności niektórych produktów i usług przez podmioty gospodarcze  
• DYREKTYWA (poziom europejski) - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/882 z dnia 17 kwietnia 2019 r. w sprawie wymogów dostępności produktów i usług (dalej: Dyrektywa).
• NORMA (poziom techniczny) - ETSI EN 301 549 - V3.2.1 - Accessibility requirements for ICT products and services [wersja angielskojęzyczna]
• WCAG (poziom techniczny) – Web Content Accessibility Guideline w wersji 2.1 do poziomu AA

Masz pytania? Pytaj! 

Jeśli masz problem ze zrozumieniem poszczególnych wytycznych, nie wahaj się pytać! Chętnie odpowiemy na Twoje wątpliwości i pomożemy w praktycznym zastosowaniu przepisów.