Redakcja
e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Różnica polega na tym, że zamiast papierowego listu, otrzymujemy dokument elektroniczny. Co ważne, ma on taką samą moc prawną jak tradycyjna przesyłka polecona.
Jakie korzyści dają e-Doręczenia?
Możemy odebrać urzędową przesyłkę z dowolnego miejsca przez Internet, więc nie musimy chodzić na pocztę ani czekać na listonosza. Przesyłana korespondencja urzędowa jest bezpłatna, mamy też stały dostęp do historii korespondencji, a cały system jest bezpieczny dzięki elektronicznym podpisom i pieczęciom.
Kto będzie obsługiwał e-Doręczenia?
Od 1 stycznia 2025 roku z systemu będą korzystać między innymi:
- urzędy miast i gmin
- urzędy skarbowe
- ZUS i KRUS
- NFZ
- publiczne placówki ochrony zdrowia
- szkoły i uczelnie
- ministerstwa
Obowiązek wysyłania i odbierania dokumentów z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń mają więc podmioty publiczne. Z kolei firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) zobowiązani są do posiadania skrzynki do doręczeń, a co za tym idzie do odbierania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń.
Z e-Doręczeń skorzystają także osoby fizyczne. Wraz z początkiem tego roku usługa daje im możliwość odebrania i wysyłki listu poleconego z/do urzędu przez Internet.
Kiedy przejść na e-Doręczenia?
System będzie wdrażany stopniowo:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS:
- Jeśli firma jest już zarejestrowana w KRS - do 1 kwietnia 2025
- Nowe firmy od 2025 roku - od razu przy rejestracji
- Przedsiębiorcy z CEIDG:
- Wszyscy - do 1 października 2026
- Nowe firmy od 2025 roku - przy rejestracji
- Prawnicy, notariusze i doradcy podatkowi - od 1 stycznia 2025
Jak założyć e-Doręczenia?
To, jaki wniosek wybrać, można sprawdzić, odpowiadając na pytania znajdujące się na specjalnej stronie internetowej.
Proces dla osoby fizycznej jest prostu i składa się z kilku kroków:
- Wejdź na stronę gov.pl/e-doreczenia
- Wypełnij wniosek
- Podpisz go elektronicznie
- Poczekaj na potwierdzenie na email
- Zaloguj się na edoreczenia.gov.pl
- Aktywuj swoją skrzynkę
- Zacznij korzystać z usługi
Prywatni przedsiębiorcy (firmy) mogą złożyć wniosek przez portal biznes.gov.pl.
My, chcąc być w awangardzie użycia cyfrowych usług publicznych, ale również by przetestować zakładanie konta, przeszliśmy ten proces dla naszej firmy. Trzeba przyznać, że jest poprawny i nie nastręcza większych problemów.
Aby złożyć wniosek, należy się zalogować do usługi profilem zaufanym albo e-dowodem.
Zakładając adres otrzymujemy powiadomienie, że po dodaniu adresu do bazy adresów elektronicznych, urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję Twojej firmie wyłącznie elektronicznie.
My wybieramy opcję „Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi”. Ponieważ figurujemy w CEIDG, to właśnie z tego rejestru zasysamy dane na potrzeby wniosku.
Można dodać więcej niż jednego administratora dla skrzynki e-doręczeń.
Ekranów i akceptacji po drodze jest jeszcze kilka, a po drodze dowiemy się jeszcze, kto obsłuży nasz wniosek.
Wniosek podpisać można profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem.
Niemal natychmiast przychodzi potwierdzenie mailowe potwierdzające utworzenie adresu wraz z instrukcją aktywacji skrzynki. Następnie przechodzimy na portal biznes.gov.pl i tam aktywujemy skrzynkę. Choć instrukcja z poprzedniego maila nie do końca odzwierciedla kroki do wykonania w samym serwisie, to i tak jest to proste. Po aktywacji otrzymujemy mail potwierdzający aktywację skrzynki.
I skrzynka do e-doręczeń jest gotowa do użycia.
Cały proces jest dość przyjazny, choć trzeba mieć podstawową wiedzę o e-Doręczeniach, aby przez niego przejść. Wymaga on skakania między różnymi domenami i skrzynkami mailowymi, aby go dokończyć. Po drodze nie pojawiły się żadne defekty, a dane zostały „zassane” z rejestru sprawnie i poprawnie. Jedynym znakiem zapytania jest odnośnik do regulaminów Poczty Polskiej na stronie: https://bip.poczta-polska.pl/repozytorium/, gdzie potrzebna jest wiedza o tym, czym są pojęcia:
- PURDE - Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego - nadanie i doręczenie korespondencji w formie elektronicznej do adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych (ADE)
- PUH - Publiczna Usługa Hybrydowa to usługa realizowana w ramach e-Doręczeń. Łączy komunikację elektroniczną z papierową. Dzięki niej podmioty publiczne mogą wysyłać korespondencję do odbiorców, którzy nie mają adresu do doręczeń elektronicznych.
Wniosek o aktywację e-Doręczeń można złożyć w dowolnym momencie, a ustawa o doręczeniach elektronicznych określa terminy, w których posługiwanie się adresem do e-Doręczeń stanie się obowiązkowe. Warto zaznaczyć, że usługa jest bezpłatna, a jedyny koszt to ewentualna opłata skarbowa (17 zł) w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika.
Jak będzie działać system?
Sercem systemu jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE) prowadzona przez Ministerstwo Cyfryzacji. Głównym operatorem jest Poczta Polska, ale usługi mogą świadczyć też inni certyfikowani dostawcy.
Przedsiębiorcy otrzymają dostęp do specjalnej skrzynki, gdzie będą mogli:
- wysyłać i odbierać korespondencję
- przeglądać historię wiadomości
- sprawdzać adresy innych podmiotów w bazie
e-Doręczenia to kolejny krok w cyfryzacji polskiej administracji. System nie tylko ułatwi komunikację z urzędami, ale też zaoszczędzi nasz czas i pieniądze. To także ukłon w stronę ekologii - mniej papierowych listów to mniej wyciętych drzew i mniejsza emisja CO2 związana z transportem tradycyjnej korespondencji.
Teraz już nie trzeba będzie biec na pocztę przed zamknięciem czy planować dnia pod kątem odbioru awiza. Wszystko załatwimy przez Internet, szybko i wygodnie.
